10. tétel: A vásárolt készletekkel kapcsolatos bizonylatok (A vásárolt készletek)

A vásárolt készletek_10: A vásárolt készletekkel kapcsolatos bizonylatok

Sorolja fel és mutassa be a készletekkel kapcsolatos nyilvántartásokat!

Ismertesse be és jellemezze a készletváltozások vállalkozáson belül használatos bizonylatait!

Mutassa be a szállítótól érkező bizonylatok tartalmát!

Bevezetés

A vállalkozások működéséhez nélkülözhetetlenek a készletek, melyek biztosítják a termelés és az értékesítés zavartalan lebonyolítását. A mérlegben a forgóeszközök között szerepelnek, alapvetően két nagy csoportjuk van, a saját termelésű készletek és a vásárolt készletek. A vásárolt készletek közé tartoznak az anyagok, az áruk és a betétdíjas göngyölegek. Feleletemben szeretném bemutatni a készletekkel kapcsolatos nyilvántartásokat, valamint a készletváltozásokkor használatos külső és belső bizonylatokat.

A készletekkel kapcsolatos nyilvántartások

A készletekkel kapcsolatos nyilvántartások több okból is fontosak a vállalkozások számára. A nyilvántartások segítséget nyújtanak a beszerzési és értékesítési döntések meghozatalában, lehetővé teszik az esetleges hiányok feltárását, és így az elszámoltatást, illetve ezeknek a nyilvántartásoknak egyeztetési szerepe is van, kapcsolatot létesítenek a raktár, a könyvelés és a pénzügy között, alapot szolgáltatnak a könyvviteli feladatok elvégzéséhez.

A készletgazdálkodáshoz kapcsolódó nyilvántartások közé tartozik a megrendelések nyilvántartása, a szállítói folyószámla nyilvántartások, az áfa nyilvántartása és a raktári nyilvántartások.

A megrendelések nyilvántartása tartalmazza az elküldött, visszaigazolt és elfogadott megrendelések állományát, információt ad a szállítási határidőkről és a beszállítások tervezett üteméről. A nyilvántartásból kiderült, hogy az elküldött megrendelések közül melyiket igazolta vissza szállító, és hogy mikor milyen szállítmány érkezése várható.

A szállítói számlákat a beérkezés sorrendjében meg kell őrizni a vállalkozásoknak. Nagyobb forgalom, állandó partneri kapcsolatok esetén szállítónként külön nyilvántartást kell vezetni, ezek a szállítói folyószámla nyilvántartások. Tartalmazzák a szállítók azonosító adatait, a tartozások keletkezésének idejét, a bizonylatok számát, a kiegyenlítés módját, határidejét, illetve azt is, hogy a kiegyenlítés megtörtént-e. A nyilvántartások nyomon követhetővé teszik, hogy melyik szállítóval szemben milyen tartozásai vannak a vállalkozásnak.

A vállalkozásoknak az általános forgalmi adó, vagyis áfa megállapításához, bevallásához és elszámolásához is nyilvántartást kell vezetniük. A nyilvántartásból megállapítható az adó alapja és összege is. A vállalkozások külön tartják nyilván a fizetendő (értékesítésből származó) áfát és a levonható (beszerzésből származó) áfát. Az áfa bevallása történhet havonta, negyedévente és évente is.

A vállalkozásoknak számon kell tartaniuk a raktáron levő áruk, anyagok, alkatrészek mennyiségét és állapotát is, a raktári nyilvántartások célja, hogy a raktári készletek mennyisége bármikor megállapítható legyen. A nyilvántartás készletnyilvántartó lapokon történik, amik tartalmazzák az adott készlet azonosító adatait, a készletváltozások azonosítóját, a bizonylati azonosítót, a készletben bekövetkezett változást és az új egyenleg. A nyilvántartások biztosítják, hogy semmilyen készletből ne legyen túl nagy elfekvő mennyiség vagy hiány.

A készletváltozások vállalkozáson belül használt bizonylatai

A bemutatott nyilvántartások alapjául a különböző készletváltozásokhoz kapcsolódó bizonylatok szolgálnak. Ezeknek a bizonylatoknak két nagy csoportja van, a belső és a külső bizonylatok. A készletgazdálkodás belső bizonylatait a vállalkozás állítja ki, ide tartozik az anyag-bevételezési jegy, az anyag-kivételezési jegy és az anyag-visszavételezési jegy.

Az anyag-bevételezési jegyet a raktáros állítja ki a készlet megérkezésekor, aláírásával igazolja az anyagok raktárba való bevételezését. A bizonylat egyik példánya a szállítólevéllel együtt a számlaellenőrzéshez kerül, ahol az adatokat egyeztetik. Ha az adatok megegyeznek, megtörténik a pénzügyi teljesítés. Az anyag-bevételezési jegy második példánya a raktárban marad, a harmadik pedig az analitikus könyveléshez kerül.

Az anyag-kivételezési jegyet akkor állítja ki a raktáros, amikor a szóban forgó készletet felhasználják a termeléshez vagy értékesítéshez. A bizonylatot a raktáros és a készletet átvevő személy is aláírja. A bizonylat egy példánya a raktárban marad, egy példány az átvevő üzembe, egy harmadik pedig az analitikus könyveléshez kerül.

Az anyag-visszavételezési jegy akkor kerül kiállításra, ha a korábban a raktárból kivételezett anyagot az üzemből visszaszállítják a raktárba.

A szállítótól érkező bizonylatok

A készletek változásának külső bizonylatai is vannak, melyek a szállítótól érkeznek, ezek a szállítólevél és a szállítói számla.

A szállítólevél a szállítmányt kísérő okmány, a szállító vállalkozás állítja ki. Lehetővé teszi a vállalathoz beérkezett készlet mennyiségének, minőségének és árának ellenőrzését.

A szállítói számla szigorú számadású bizonylat, sorszám szerint minden példánnyal el kell számolni, belejavítani nem szabad. A hibásan kiállított számlát érvényteleníteni (sztornózni) kell, és helyette újat kell készíteni. A hibás számlát csak a kiállító módosíthatja, a helyesbítés történhet új vagy helyesbítő számla kiállításával.

A szállítói számlának tartalmaznia kell:

- a számla sorszámát

- a számlakibocsátó nevét, címét, adóigazgatási azonosítóját

- a vevő nevét, címét

- a számla kibocsátásnak keltét (dátum)

- a teljesítés időpontját (amikor az árut leszállították)

- az eladott termék vagy szolgáltatás statisztikai besorolási számát

- a termék vagy szolgáltatás nevét, jellemzőit

- a termék vagy szolgáltatás egységárát (adó nélkül)

- a termék vagy szolgáltatás mennyiségi egységét (pl. db, kg), mennyiségét (pl. 10 db, 20 kg)

- az adó mértékét (pl. 27 %)

- az adó összegét (pl. a termék áfa nélküli értékének 27 %-a)

- a számla adó nélküli értékének összegét

- a számla adóval növelt értékének összegét

Ha a vállalkozás folyamatosan készpénzért értékesít, az értékesítésről adhat egyszerűsített számlát illetve nyugtát.

Befejezés

Összegezve elmondható, hogy a készletgazdálkodás nyilvántartása rendkívül fontos a vállalkozások számára, ez teszi lehetővé, hogy a vállalkozás pontos információkkal rendelkezzen a készleteiről, illetve a nyilvántartások alapjául szolgáló bizonylatok nélkülözhetetlenek a vállalkozás könyvvezetéséhez is.

Kulcsszavak:

készletgazdálkodás, megrendelések nyilvántartása, szállítói folyószámla nyilvántartások, áfa nyilvántartása, raktári nyilvántartások, anyag-bevételezési jegy, anyag-kivételezési jegy, anyag-visszavételezési jegy, szállítólevél, szállítói számla